6 conseils pour bien organiser votre réunion de chantier dans le BTP

Vous êtes sur le point de démarrer un nouveau chantier ou vous en gérez en ce moment ? Vous souhaitez optimiser le temps passé en réunions de chantier ? Vous avez raison ! Car optimiser les échanges et le suivi du chantier en réunion est un gain de rentabilité.
La réunion est un instant clé du cycle de vie d’un chantier. Elle vise à répondre aux sollicitations des intervenants et à faire le point sur l’état d’avancement des travaux. Bien organiser votre réunion vous permettra d’anticiper les échéances, les difficultés rencontrées et de nouvelles opportunités de business.
Dans cet article, nous vous donnons 6 conseils pour bien organiser vos réunions de chantier.

1 - Conviez tous les participants à la réunion

Pensez à inviter toutes les personnes impliquées dans le chantier : le chef de chantier, le maître d’ouvrage, les entreprises sous-traitantes, le conducteur de travaux, le client...

2 - Observez des règles pour le bon déroulement de la réunion

Afin que les réunions se déroulent au mieux, quelques règles sont de rigueur :

• Prévoyez un rythme régulier fixé à la même date chaque semaine. Par exemple, prévenez tous les participants que cette réunion sera fixée tous les mardis de 9h00 à 11h00 pendant toute la durée du chantier.
• Demandez aux participants d’être ponctuels, de limiter l’utilisation de leurs téléphones portables sauf urgence.
• Fixez-vous une heure de début de réunion et une heure de fin et évitez tout débordement d’horaires.
• Traitez les problèmes spécifiques qui ne concernent que quelques intervenants, soit en amont de la visite de chantier, soit après la réunion. 

3 - Listez les informations et les questions utiles

Pensez à lister tous les points que vous souhaitez aborder lors de la réunion. Et inscrivez ces points à traiter dans l’ordre du jour de la réunion. Par exemple, si de la livraison de béton d’un camion toupie, dépend l’avancée du chantier en cours, posez-le en questions à aborder. Au besoin, faites un tour du chantier et prenez note de ce que vous observez. 

4 - Examinez automatiquement les questions de sécurité

Les questions de sécurité sont importantes. Au cours de votre tournée sur le chantier, vous observez que du matériel ou des matériaux obstruent une allée stratégique, alertez votre équipe ou votre responsable sécurité, pour y remédier. Un chantier ordonné, rend le travail plus sûr et minimise les risques d’accidents.

N’hésitez pas à toujours vérifier un échafaudage ou des étayages lors d’une visite, c’est du temps bien investi.

5 - Actualisez le plan d’actions pendant la réunion

Au cours de la réunion, munissez-vous de votre ordinateur ou de votre planning de suivi de chantier. Notez les actions réalisées, celles à entreprendre pour la semaine suivante, les avancées, les retards.

Faites une liste des problèmes rencontrés à résoudre pour la semaine suivante. Bref re-priorisez l’ensemble de vos tâches et partagez-les avec l’ensemble des personnes pour être le plus transparent possible.

6 - Transmettez un compte rendu de réunion à chaque responsable à l’issue de la réunion

À la fin de chaque réunion, transmettez un compte-rendu à chaque responsable afin que le plan d’action soit exécuté la semaine suivante.

Pensez à remercier les équipes pour leur travail au cours de ces réunions. La reconnaissance du travail accompli est gage d’un relationnel de qualité.

Vous voilà désormais prêt à optimiser vos réunions de chantier pour gagner en productivité et en sérénité !

Et si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à consulter notre page dédiée ou à téléchargez gratuitement le guide de l’artisan BTP à La Réunion.